یک نرم افزارحسابداری رستوران باید چگونه باشد؟

یک نرم افزار حسابداری رستوران باید چگونه باشد؟

به باور خیلی از افراد حسابداری رستوران پیچیده تر از حسابداری یک مغازه و یا یک فروشگاه می باشد شاید این باور از آنجا ناشی شده که حسابداری رستوران بخشی از حسابداری تولید و قیمت تمام شده که به اختصار حسابداری صنعتی می نامند بشمار رفته و شخصی که حسابداری رستوران را انجام می دهد می بایست با مفاهیم انبار،مواد اولیه و محاسبه هزینه ها برروی تک تک محصولات رستوران آشنا باشد.  و با توجه به ریزه کاریهای این حرفه ،محاسبه قیمت تمام شده برای حسابداران کاری بس دشوار می تواند باشد.

اگر بخواهیم در مورد نرم افزارهای حسابداری رستوران درکی درستی داشته باشیم،از ابتدا بایستی تحلیلی از عملکرد آن ها را داشته باشیم.
مواردی از حسابداری که برای تولید و فرآیند حسابداری قیمت تمام شده
مورد نیاز است شامل محاسبه مواد اولیه ،هزینه حقوق کارگران ، پرسنل واجاره محل رستوران و تولید و نرخ سربار تولید می باشد.
دراکثر رستوران های ایرانی و فرنگی انواع غذاها و دسر و سالاد با دستور پخت های مختلف ارائه می گردد که در بسیاری از غذاها مواد اولیه ،حقوق و  نرخ سربار مشترک است .
مثلا در خورشت ها وانواع کباب ها مواد اولیه گوشتی مشترک است ،در انواع پلوها برنج و روغن و نمک و ادیه هم مشترک است و… حال در نظر بگیرید در یک رستوران30 مدل غذا تولید و15مدل سالاد و دسر سرو آماده و به مشتریان ارائه می شودو حسابدار مجموعه قرار است قیمت تمام شده این غذاها را محاسبه کند
واقعا این محاسبه کاری بس دشوار و طاقت فرسا می تواند باشد.

چگونه یک نرم افزار حسابداری رستوران مناسب کسب و کارمان انتخاب کنیم؟

صنعت رستوران داری در ایران متحول و به شدت رقابتی شده است. با همه تلاشی که برای موفقیت انجام می شود اما رستورانداری و کسب و کارهای مشابه، نیازمند چیزی فراتر از یک استعدادپخت وپز  ودرست کردن غذا می باشد. داشتن یک طرح کسب و کار خوب و داشتن نظم برای انجام دقیق آن و همچنین کنترل گردش های مالی مجموعه به عوامل تعیین کننده ای مرتبط است ، برای اینکه رستوران شما در آینده موفق بشود یا با مشکل روبرو  نشود. بهتراست عوامل تعیین کننده این موارد در مدیریت رستوران درک شود نگاهی به لیست هزینه ها ودرآمدهای رستوران خود بیندازید تا بتوانید آگاهانه داده های مالی را بررسی کنید و برای آن ها تصمیم گیری کنید.

بیایید با این جمله شروع کنیم که نرم افزار حسابداری رستوران شالوده اداره یک رستوران است. برای مدیران دنبال کردن هزینه ها و مخارج و امور مشتریان در کنار،ومدیریت کارکنان کارسختی می باشد. اما این را بدانید که حتی اگر رشته تحصیلی شما حسابداری نباشد و چنانچه بخواهید با نرم افزار حسابداری رستوران، مدیریت خود را کنترل و ادامه دهید این کاردر آینده برای تان بسیار سخت خواهد بود. اگر اطلاعات زیر را نداشته باشید و یا احتمالا کسب و کار موفقی نخواهید داشت:

چه میزان درآمد دارید؟
چه مقدار هزینه می کنید؟

لیست هزینه های انبار داری و حمل و نقل  چه میزان است؟
چه میزان بودجه برای پوشاندن هزینه حقوق و دستمزد کارکنان رستوران و هزینه های جاری  اداری احتیاج دارید تا کسب و کاری سودمند داشته باشید؟

یک نرم افزار جامع حسابداری رستوران خوب دارای چه قابلیت هایی است؟

 

1. سادگی و کارایی

تقریبا هیچ چیزدر دنیا نمی تواند زمان دارتر  و کسل کننده تر از وارد کردن اطلاعات در نرم افزار و کار با نرم افزار باشد. یک نرم افزار حسابداری رستوران خوب باید به راحتی قابل استفاده باشد و این فرآیند را با سازمان دهی و ایجاد زمینه مناسب به هنگام ورود داده به خوبی پیاده سازی کند. اگر نرم افزار حسابداری رستوران شما به  نرم افزار رستوران تان متصل باشد دیگر لازم نیست اطلاعات را به صورت دستی وارد کنید و اطلاعات به راحتی جا به جا می شود.

2. از میزان درآمد و سودی که به دست می آورید آگاهی پیدا کنید

آگاهی از میزان سود و درآمدی که به دست می آورید به اندازه دنبال کردن هزینه ها اهمیت دارد. برای اینکه میزان سودی را که به دست آورده اید متوجه شوید، لازم است که به صورت هفتگی میزان درآمد حاصل از فروش غذاها و نوشیدنی ها را ثبت و بررسی کنید. اگر میزان سود هفتگی خود را حساب و بررسی نکنید ممکن است باعث شود زمانی که شرکت شما در حال ضرر دادن است شما متوجه این موضوع نشده و یا با اشتباه حساب کردن میزان سودتان، به عنوان مثال کمتر حساب کردن آن از میزان واقعی آن، به اشتباه تصورکنید که شرکت شما درحال ضرردادن است. در صورتی که این طور نیست یا بازیادتر حساب کردن آن از میزان واقعی ، این خطر وجود داشته باشد که به دلیل کنترل نداشتن بر روی مقدار پولتان بیشتراز بودجه هفتگی خود خرج کنید.

3. لیستی از سود و زیان خود تهیه کنید.

با تهیه لیستی از سود و ضررهای احتمالی رستوران تان می توانید مقدار هزینه های اجرایی ، عملیاتی و حقوق کارکنان وهمچنین  هزینه های مواد اولیه و میزان سود خود را به دست آورده و همیشه از آن ها اطلاع داشته باشید. این لیست تمام اطلاعات مربوط به حسابداری و حسابرسی شما را به صورت یک سند مرتب و جامع ساماندهی کرده که شما می توانید این سند را با توجه به نیازهای شرکت خود تغییر داده و تنظیم کنید.

در صورتی که از این روش برای تنظیم اسناد و اطلاعات خود استفاده می کنید به شما توصیه اکید می کنیم که از یک نرم افزار حسابداری رستوران  یا حسابداری تولید جامع استفاده کنید که به خوبی تمام مخارج ، هزینه ها و سود شما را با جزئیات کامل به شما نشان دهد.

خوشبختانه بعد از خواندن این مقاله می توانید شروع به مرتب کردن و  نظم بخشیدن به داده های کسب و کار خود کنید و این کار را می توانید با استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران جامع  انجام دهید.

در زیر لیست نهایی از چیزهایی که برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری رستوران خوب باید برای مجموعه خود توجه داشته باشید تهیه کرده ایم:

گزارشات خوب و دقیق: نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارشات مالی کامل و مقایسه ای در اختیار شما قرار دهد.

راحتی و در دسترس بودن این گزارشات:

 شما باید بتوانید هر زمان و هرکجا که می خواهید به گزارشات خود از طریق نرم افزار حسابداری رستوران خود دسترسی داشته باشید.

استفاده آسان: نصب و استفاده از این نرم افزار باید نسبتا آسان باشد

بروز بودن:

نرم افزاری که انتخاب می کنید باید قابلیت این را داشته باشد که به طور مرتب به روزرسانی شود.
نتیجه گیری : تحقیق و پیدا کردن یک نرم افزار حسابداری رستوران ممکن است کار خسته کننده و یاسختی به نظر برسد اما با یک انتخاب صحیح می توانید در زمان و کار خود صرفه جویی کنید. پس در انتخاب نرم افزار رستوران و حسابداری رستوران وقت بگذارید، از تجربیات همکاران خود استفاده کنید البته یک نرم افزاری که مناسب کسب و کار همکار شما می باشد لزوما مناسب رستوران نمی باشد ولی مشاوره همیشه بهتر از انتخاب های احساسی و یا با اطلاعات کم می باشدو از شرکتی معتبر که پشتیبانی خوبی از نرم افزارهای حسابداری داشته است کمک بگیرید.

چرا نرم افزار حسابداری مورد نیاز است؟

هر روزه تعداد بیشتری از سازمان ها برنامه های حسابداری خود را برای مدیریت بهتر تغییر می دهند، بنابراین، باید دلایل اقتصادی خوبی وجود داشته باشد که چرا سازمان ها این کاررا انجام می دهند. در واقع ممکن است شما در حال حاضر دارای سیستم و نرم افزار رستورانی باشید که خواسته های مدیریتی شما را بدرستی کنترل نکرده و یا بروز نباشد پس تغییر این سیستم ها اجتناب ناپذیر می باشد یکی از ابتدایی ترین جنبه ها یافتن روشی است که برای انجام وظایف دفترداری و حسابداری موجود به شما کمک کند.

موارد زیر در انتخاب درست یک نرم افزار می تواند کارگشا باشد

• وظایف مازاد و روتین را مکانیزه می کند
• به وظایف مالیاتی و ارزش افزوده کمک می کند
• صورتحساب های الکترونیکی و مکانیزه فراهم می کند
• جریان نقدینگی را پیش بینی می کند
• هزینه های مازاد رااز بین می برد
• دسترسی های وسیع و کنترل شده را فراهم می کند

دراین مقاله ما همچنین فاکتورهای مختلف را جهت در نظر گرفتن زمان استفاده از این سیستم در کسب و کار شما بررسی خواهیم کرد که به شما کمک می کند نرم افزار را به خوبی بشناسید و بتوانید نتیجه بگیرید که آیا با نیازهای سازمان شما هماهنگ بوده است و به حل مشکلات کمک می کند یاخیر.

7دلیل برای کارا بودن نرم افزار حسابداری

1.وظایف مازاد و روتین را مکانیزه می کند

وارد کردن اطلاعات زمان بر است. بوسیله یک سیستم حسابداری مناسب، و پرداخت خودکار به شما این فرصت را می دهد که تنها یک بار اطلاعات مربوط به مشتریان را وارد کنید. عادت های پرداختی مشتریان شما و تاریخچه  خرید وذائقه آنها به عنوان مرجع پیگیری ثبت خواهند شد. زمانی که پرداخت ها انجام شد، شما دریافتی ها را بدون انجام کارهای اضافه انجام داده و همچنین این برنامه بشما تاریخچه فروش و گزارش های متنوع هر یک از مشتریان را نشان خواهد داد که موقعیت یابی و بازیابی صورتحساب ها و پرداختی ها را سریعتر خواهد کرد. جمع کل تاریخچه هر انتقال نیز در سیستم بدون نیاز به وارد کردن اطلاعات اضافی به صورت دستی و تک تک نیز امکان پذیر است. این کار نه تنها زمان را برای شما ذخیره می کند، بلکه احتمال خطاهای بالقوه را نسبت به حسابداری دستی پایین می آورد.

2.به وظایف مالیاتی کمک میکند

استفاده از یک سیستم حسابداری خوب تنها نیاز دارد که شما میزان نقدینگی خرج شده را ثبت کنید و آنها را بصورت منظم دریافت کنید. این کار به شما اجازه می دهد تسلط کافی هنگامی که مشغول جمع آوری و صدور پرونده ها و قبوض برای حسابدار خود هستید ، برحساب های خود مسلط باشید. اطلاعاتی که به صورت مناسب دسته بندی شده باشند وظایف حسابدارشما را در مورد رسیدگی به مالیات راحت تر می کنند. همچنین برخی از نرم افزارها از طریق شکل بندی کردن صورتحساب ها به صورت خودکار با قوانین اداره مالیات هماهنگ خواهند شد، بنابراین در طول فصل مالیات شما دچار سردرگمی نخواهید شد.

3.صورتحساب های دیجیتالی فراهم میکند

در دنیایی که توسط تکنولوژی به جلو برده  می شود، کارهای کاغذی تاریخ مصرفشان گذشته است. امروزه بسیاری از پردازش ها با تکنولوژی امکانپذیر شده است. حتی پیش بینی شده است که تا سال 2022، 70% از تعاملات شرکت ها از طریق دستگاه های موبایل انجام خواهد شد. فرستادن یک صورتحساب دیجیتالی از طریق ایمیل برای مشتریان، هم برای شما راحت تر است و هم برای مشتریان. مشتریان تنها با چند کلیک میتوانند حسابهای خود را سریعتر وراحت ترارسال کند. امروزه بسیاری از پایگاههای اطلاعاتی حسابداری با انواع کانالهای پرداخت که توسط کارتهای اعتباری و بدهی، انتقالات بانکی و کیف پولها قابل استفاده هستند، تلفیق شده اند.

4.جریان نقدینگی را پیش بینی می کند

مدیریت یک کسب و کار  نیاز به یک میزان اساسی پول نقد و یا معادل آن نیاز دارد که جریان مالی مجموعه شما را در بر می گیرد. پیش بینی تمامی نقل و انتقال های پرداختی و دریافتی ممکن است به معنای انتخاب ساعت های پربازده کاری شما از طریق بررسی سریع لیست های ارتباطی، فایل ها و برگه های اکسل، بدون یک برنامه حسابداری برای آسان سازی وظایف شما باشد. نرم افزار به شما این اجازه را می دهد که مدیریت کارها را به خوبی انجام دهید و مبالغ دریافتی، صورتحساب ها، پرداختی های از موعد گذشته، را در میان کارهای دیگر شناسایی کنید تا مطمئن شوید انتقال های مالی مهم را از یاد نمی برید. یک سیستم خودپرداز حسابداری به محض ورود قبض ها آنها را ردیابی میکند بنابراین شما میتوانید جریان نقدینگی را، زمانی که موعد پرداخت قبض ها رسید شروع به نوشتن چک ها کنید، برنامه ریزی و پیش بینی کنید. داشتن بیانیه های رسمی مالی، مانند برگه های تراز شده و بیانیه های سود و زیان، جهت ارزیابی روند تجارت شما بسیار ضروری می باشد.

5. مشکلات ریاضی را برای شما آسان می کند

حتی اگر ریاضی شما بسیار عالی باشد، صحت انجام کارها یک جنبه بسیار مهم در روند حسابداری می باشد. با وجود دسترسی به تمام بایگانی های مالی در سازمان شما، همچنان احتمال بروز خطا، ویرایش، و اشتباه درحساب هاوجود دارد که می تواند زمان و هزینه زیادی برای تصحیح کردن از شما بگیرد. این مسئله زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که کسب و کار شما گسترده تر شود و شما به زودی نیاز خواهید داشت کارمندان، مالیات ، قبوض،و پرداخت های بیشتری را با موعدهای اتمام ضروری مدیریت کنید. این کار همچنین اصلاح های بانکی را راحت تر می کند بنابراین شما کسری ها را از دست نمی دهید. یک مثال خوب جهت رفع مشکلات حسابداری این است که شما می توانید روند این کار را توسط fresh book  ها به راحتی ساده کنید. این کار هزینه ها را به راحتی برآورد می کند،و پرداخت ها را جهت انتقال سریعترخودکار می کند، و صورتحساب هایی با ظاهر حرفه ای برای شما درست می کند.

6.هزینه ها را کاهش می دهد

خودکار کردن وظایف حسابرسی شما در بلند مدت نقدینگی شما را ذخیره می کند. این کار نیاز شما را برای استخدام یک دفتردار حذف کرده  وشما می توانید زمان های مازاد خودتان را به مدیریت دفترها، صورتحساب ها، و انتقالات اختصاص دهید. در تجارت، زمان هم معنای نقدینگی می باشد و بهینه سازی این روند به خوبی زمان های حسابداری را کاهش میدهد. علاوه بر این،  نرم افزار مدل های پرداختی متعهدانه با هزینه های پایین ماهانه و یا سالانه را برای شما انجام می دهد. با استفاده از این گزینه شما به روزرسانی های همیشگی، پشتیبانی، و ابزارهایی جهت امکان تمرکز بر اداره کردن بر کسب و کار خود را خواهید داشت.

7.دسترسی وسیعی را فراهم میکند

اگر شما از سیستم حسابداری ابری استفاده می کنید، می توانید هز زمان که خواستید و از هر جایی که احتیاج داشته باشید به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید. مشکلات مرتبط با با مسائل مالی به راحتی قابل حل نمی باشند، یک برنامه حسابداری ابری دسترسی شما را به اداره و یا سیستم های کامپیوتری شما محدود نمی کند. شما میتوانید از اپلیکیشن های بومی برای دستگاه های موبایل خود استفاده کنید حتی زمانی که در مسیر کار و منزل در حال رفت و آمد هستید.

گروه صنعتی آریانا در راستای راه اندازی یک سیستم حسابداری رستوران مناسب و با هر بودجه انتخابی ، تمام تلاشش را برای ارتقاء و توسعه کسب و کار شما بکار می بندد. موفق باشید.

برگرفته از کانال مدیریت رستوران  restline.ir